Wpływ outsourcingu kadr i płac na jakość usług
Każdy przedsiębiorca doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że prowadzenie firmy to nie tylko zdobywanie kolejnych klientów i realizowanie zamówień, lecz także konieczność obsługi swoich pracowników pod kątem kadrowym. Wraz z rozwojem firmy i jej rozrostem temat prowadzenia księgowości staje się coraz trudniejszy do utrzymania w ryzach przez mały zespół i sporo firm decyduje się zatrudnić zewnętrzne, profesjonalne biuro rachunkowe, czyli zastosować tzw. outsourcing usług księgowych.
Obsługa kadrowo-płacowa — na czym polega?
Czym jest pełna księgowość i zadania, z którymi musi się mierzyć każdego dnia dział kadr i płac w firmie? Jak się okazuje, wraz z zatrudnianiem kolejnych pracowników znacznie rośnie dokumentacja i formalności związane z obsługą kadr. Każdy pracownik musi mieć podpisaną umowę, odprowadzone podatki czy też ubezpieczenie społeczne, a także musi mieć oczywiście wypłaconą stosowną pensję. W firmie zatrudniającej kilka osób sprawami kadrowym może zajmować się jeden oddelegowany do tego pracownik, lecz w dużym przedsiębiorstwie czuwa nad tym cały dział, czyli zespół zatrudnionych fachowców nadzorujących sprawy księgowe.
Oczywiście w dziale księgowym nie pracują osoby przypadkowe, lecz dysponujące odpowiednią wiedzą i doświadczeniem. Często pracownicy tego działu są znacznie lepiej obeznani z prawem pracy niż właściciele firmy. Nie jest to nic dziwnego, ponieważ to w końcu ich błędna decyzja może wiązać się z poważnymi problemami prawnymi lub finansowymi.
Na czym polega outsourcing?
Z roku na rok da się zauważyć pewien trend polegający na tym, że przedsiębiorcy decydują się zamknąć swoje biura księgowe wewnątrz firmy, a zamiast nich wybierają outsourcing. Czym on tak właściwie jest?
Jest to nic innego jak tylko nawiązanie współpracy z zewnętrzną firmą i zlecenie jej wykonywania określonych zadań z pewnego obszaru działalności. Przykładowo może to być właśnie kompleksowa obsługa działu kadr i płac. Co to oznacza? Chodzi w tym wypadku o to, że zamiast tworzyć własny dział księgowy , który jest opłacany przez firmę i pracują w nim zatrudnieni pracownicy, wszystkie zadania tego działu zleca się firmie zewnętrznej, która przejmuje ich zakres usług tj.
prowadzenia ksiąg rachunkowych , przygotowania sprawozdań finansowych, ewidencję dokumentów księgowych, prowadzenie pełnej księgowości, doradztwo podatkowe, oraz wszelkie inne sprawy księgowe firmy.
W jakim zakresie firma zewnętrzna przejmuje obowiązki działu kadrowego? Kluczem jest to, aby wzięła na siebie możliwie najwięcej pracy, lecz o tym decyduje podpisana umowa z szczegółowo opisanym zakresem usług. Standardowo jednak przyjmuje się, że outsourcing księgowy powinien zlecać prowadzenie akt pracowników, naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń, rozliczanie urlopów i przygotowywanie raportów dla właściciela firmy.
Outsourcing księgowości Warszawa i inne miasta — najważniejsze zalety
Dla osób, które pierwszy raz stykają się z ideą outsourcingu, pomysł ten może wydawać się nieco dziwny. W końcu przekazuje się firmie zewnętrznej wrażliwe dane na temat pracowników, lecz także listę płac, a często także zakres realizowanych przez konkretne osoby zadań w firmie. Są to dane, które nigdy nie powinny wyjść poza firmę. Z jakiego zatem powodu outsourcing kadrowo płacowy jest tak często wybierany przez przedsiębiorców? Stoi za tym oczywiście bardzo atrakcyjna lista zalet tego rozwiązania.
Zdecydowanie najważniejszą zaletą nawiązania współpracy z firmą , która świadczy usługi rachunkowe i kadrowe w systemie outsourcingu jest znaczne obniżenie kosztów prowadzenia działalności. Specjaliści pracujący w dziale kadrowym płacowym oczekują stosownego do ich wiedzy i zakresy pracy wynagrodzenia. Dodatkowo należy im przygotować miejsce pracy, wyposażyć je, ogrzać i zapewnić wszystkie potrzeby socjalne. Jeśli natomiast zatrudni się firmę zewnętrzną, to jej koszt będzie nieporównywalnie niższy.
Wielu pracowników działu kadr obawia się, że po wprowadzeniu outsourcing stracą pracę. Dzieje się tak niezwykle rzadko, ponieważ zwykle są oni kierowani do innych zadań. Dzięki temu, że zwolnieni zostali z obowiązku wykonywania żmudnej i czasochłonnej pracy, mogą zająć się innymi, poważniejszymi zadaniami.
Bardzo dużą zaletą jest także to, że outsourcing pozwala przenieść odpowiedzialność na inną firmę. Prowadząc własny dział kadrowy, każdy błąd pracowników oznaczał kłopot dla firmy. Jeśli jednak zleca się te zadania firmie zewnętrznej, to ona bierze odpowiedzialność za błędy swoich pracowników.
Na koniec wspomnieć jeszcze trzeba, że outsourcing pozwala uniknąć rekrutacji specjalistów do działu kadrowego płacowego, zapewnia poufność danych firmy, a także wiąże się ze stałymi i przewidywalnymi kosztami, które łatwo zaplanować w budżecie firmy.
Czy outsourcing ma jakieś wady?
Jak widać outsourcing kadr i płac to doskonałe rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa. Wiedzieć jednak trzeba, że korzystanie z usług firm zewnętrznych w tym zakresie może się wiązać z pewnymi problemami.
Przede wszystkim wspomnieć tu trzeba o uzależnieniu od firmy zewnętrznej. W przypadku jej problemów lub też zakończenia jej działalności przedsiębiorstwo może mieć duży problem, aby szybko przejąć zadania kadrowe i obsługę rachunkową. Dlatego istotnym czynnikiem przy wyborze usług księgowych zewnętrznego biura rachunkowego jest jest jego pozycja, oraz doświadczenie na rynku. Biuro Rachunkowe Vamik posiada przeszło dwudziestoletnie doświadczenie w zakresie obsługi kadrowo płacowej spółek z o.o. oferując pełną obsługę księgową oraz kadrową.
Czy powinno się stosować outsourcing kadr i płac?
Pomimo tego że outsourcing działu kadr i płac ma pewne minusy, jest to zdecydowanie dobra droga dla każdego przedsiębiorstwa. Zalety, które wiążą się z taką decyzją, są naprawdę bardzo istotne i pozwolą znacznie poprawić efektywność funkcjonowania firmy i stać się bardziej konkurencyjną na rynku.
