Nie ulega wątpliwości, że współcześni przedsiębiorcy chętnie decydują się na outsourcing kadr i płac. Polega to na tym, że wszystkie sprawy prawne dotyczące obsługi kadr i płac prowadzi biuro rachunkowe, które specjalizuje się w danej tematyce. Można przypuszczać, że do nowoczesnego systemu zarządzania przedsiębiorstwami outsourcingowa moda wkroczyła szturmem. W tym artykule wyjaśnimy, jak powinno wyglądać prowadzenie kadr i płac. Jak realizuje to biuro rachunkowe Warszawa Vamik.
Czym jest outsourcing?
Należy pamiętać, że usługi outsourcingu nie dotyczą wyłącznie księgowości. Termin ten można tłumaczyć jako „zlecenie wykonania usług na zewnątrz”. Słowo „out” oznacza „na zewnątrz”, natomiast „source” tłumaczymy jako „źródło”. W dosłownym tłumaczeniu outsourcing to „wyprowadzenie czegoś ze źródła”. Warszawa biuro rachunkowe zapewnia kompleksową obsługę przedsiębiorców. Warto podkreślić, że według specjalistów od marketingu outsourcing dopiero pod koniec XX wieku zaczął być postrzegany jako strategia przekazywania operacji wspierających zasadniczą działalność firmy zewnętrznym podmiotom, które specjalizują się w danej dziedzinie. W dzisiejszych czasach outsourcing jest strategią zarządzania przedsiębiorstwem, która polega na powierzeniu innej firmie działań, które nie są w bezpośredni sposób związany z główną działalnością firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwo może zgromadzić swoje zasoby na tych obszarach, które są filarem i podstawą działalności. Zewnętrznym, wyspecjalizowanym podmiotom zleca się wiele zadań, które do tej pory wykonywane były przez pracowników zatrudnionych w firmach. Właśnie dlatego przewagę konkurencyjną osiągają firmy, które wykorzystują outsourcing. Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że obie strony mają benefity z umowy outsourcingowej. Wśród najpopularniejszych obszarów związanych z outsourcingiem można wymienić:
- marketing i reklama
- obsługa kadr (prowadzenie akt osobowych pracowników)
- obsługa płac (rozliczanie czasu pracy, listy płac itp)
- szkolenia pracowników
- audyt wewnętrzny
- systemy informatyczne
- obsługa klienta
- reprezentowanie firmy przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
czyli prowadzenie kompleksowej obsługi procesów kadrowo płacowych.
Kwestie prawne
Należy mieć na uwadze, żeby nie mylić umowy outsourcingowej z umową zleceniem. Warto zaznaczyć, że outsourcing nie jest terminem prawniczym, a polskie prawo nie reguluje tego zjawiska. Jest to termin z pogranicza ekonomii oraz zarządzania. Trzeba podkreślić, że umowa outsourcingowa i umowa zlecenie to dwie różne umowy. Można przypuszczać, że outsourcing to działanie długoterminowe. W Polsce umowy outsourcingowe są określane jako umowy nienazwane. Umowa outsourcingowa może przybrać formę jednej, a także kilku umów. Możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg podmiotom zewnętrznym jest przewidziana w ustawie o rachunkowości z 10 kwietnia 2010 r. Główną zaletą stosowania outsourcingu w firmie są względy finansowe. Podstawowym argumentem jest oczywiście znacząca redukcja kosztów. Outsourcing kadr i płac to sytuacja, gdy outsourcer w ramach usługi przejmuje od zleceniodawcy realizację zadań kadrowo – płacowych. Ważną zaletą jest także brak konieczności utrzymywania własnego działu kadr i płac, a także pewność wysokiej jakości usługi. Trzeba jeszcze wspomnieć, że outsourcing pozwala skoncentrować środki i siły na podstawowych celach przedsiębiorstwa. Oszczędność czasu i zasobów ludzkich sprawia, że firmy znacząco zwiększają swoją wydajność. Utrzymanie niższego poziomu zatrudnienia jest też plusem. Dodatkowo otrzymujemy gwarancję, że osoby skierowane do zleconych działań są fachowcami w swojej dziedzinie.
Zalety korzystania z outsourcingu kadr i płac
Outsourcing powoduje, że firma może zmniejszyć nakłady inwestycyjne na organizację i utrzymanie czynności okresowych. Można śmiało powiedzieć, że odciąża to różne działy. Badania potwierdzają zalety outsourcingu kadr i płac. Jego wykorzystanie pozwala ciąć koszty w ramach obsługi kadr i płac i uzyskać oszczędności na poziomie 30-40% w odniesieniu do pełnych kosztów prowadzenia wewnętrznej księgowości. Przedsiębiorca nie musi martwić się o wiele spraw, więc outsourcing jest dla niego dużym ułatwieniem. Jeśli księgowość odbywa się w firmie to trzeba pamiętać nie tylko o sprawach kadrowych, ale także o sprzęcie i przechowywaniu danych kadrowych. Nie trzeba się o to martwić, jeśli firma zdecyduje się na outsourcing. Bez wątpienia outsourcing usług księgowych w zakresie prowadzenia działu płac i kadr pozwala usprawnić procedury. Nie wszyscy mają świadomość, że w koszty prowadzenia działalności można wliczyć wydatki na outsourcing. Najważniejsze jest to, że ryzyko wystąpienia błędów jest mniejsze, jeśli nasze sprawy finansowe prowadzi renomowane biuro rachunkowe takie jak Vamik Warszawa. Należy podkreślić, że ryzyko realizowanych zleceń przejmuje firma oferująca usługi księgowe. To właśnie ta firma jest potem odpowiedzialna za działania niezgodne z przepisami prawa w ustalonym zakresie świadczonych usług. Dzięki temu pracownicy przedsiębiorstwa mogą się skupić na kluczowych działaniach firmy.
