Outsourcing kadr i płac dla firm – Warszawa i cała Polska
Kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa bez konieczności tworzenia własnego działu kadr. Vamik przejmuje prowadzenie dokumentacji pracowniczej, naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia ZUS, ewidencję czasu pracy oraz bieżące obowiązki kadrowe. Obsługujemy firmy z Warszawy i całej Polski, wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów oraz system Enova365.
Potrzebujesz stałej obsługi kadr i płac lub chcesz zmienić obecne biuro?
Przeanalizujemy potrzeby Twojej firmy i przygotujemy bezpłatną, indywidualną wycenę.
Co obejmuje outsourcing kadr i płac?
Outsourcing kadrowo-płacowy polega na przekazaniu zewnętrznemu zespołowi specjalistów obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników, naliczaniem wynagrodzeń i prowadzeniem wymaganej dokumentacji.
W praktyce oznacza to, że nie musisz tworzyć własnego działu kadrowo-płacowego ani samodzielnie śledzić terminów, zmian w przepisach i obowiązków wobec ZUS. Vamik przejmuje bieżącą obsługę procesów kadrowych i płacowych, a Ty możesz skoncentrować się na prowadzeniu i rozwoju firmy.
Obsługa płacowa obejmuje m.in.:
- naliczanie wynagrodzeń pracowników i współpracowników,
- sporządzanie list płac,
- rozliczanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych,
- przygotowywanie dokumentacji płacowej,
- sporządzanie deklaracji i raportów ZUS,
- obsługę zgłoszeń i wyrejestrowań z ZUS,
- przygotowywanie wymaganych deklaracji podatkowych,
- obsługę PPK,
- przygotowywanie zestawień i raportów płacowych.
Obsługa kadrowa obejmuje m.in.:
- prowadzenie i aktualizację dokumentacji pracowniczej,
- przygotowywanie umów o pracę i dokumentów związanych z zatrudnieniem,
- prowadzenie akt osobowych,
- ewidencję i rozliczanie czasu pracy,
- obsługę urlopów i nieobecności,
- przygotowywanie świadectw pracy,
- monitorowanie terminów badań, szkoleń i dokumentów pracowniczych,
- bieżące konsultacje w zakresie spraw kadrowych,
- wsparcie w zakresie dokumentacji podczas kontroli ZUS i PIP.
Dla jakich firm przeznaczony jest outsourcing kadrowo-płacowy?
Obsługę dopasowujemy do wielkości przedsiębiorstwa i struktury zatrudnienia. Współpracujemy zarówno z firmami zatrudniającymi kilku pracowników, jak i z rozwijającymi się organizacjami, które nie chcą budować własnego działu kadrowo-płacowego.
Outsourcing kadr i płac sprawdza się szczególnie w przypadku:
- spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
- jednoosobowych spółek z o.o.,
- małych i średnich przedsiębiorstw,
- firm zatrudniających od kilku do kilkudziesięciu pracowników,
- start-upów i nowych spółek rozpoczynających zatrudnianie,
- firm rozwijających nowe oddziały lub zwiększających zatrudnienie,
- przedsiębiorstw, które chcą ograniczyć koszty własnej administracji,
- firm, które planują zmianę obecnego biura lub operatora kadrowo-płacowego.
Zakres współpracy ustalamy indywidualnie. Możemy przejąć całość procesów kadrowo-płacowych albo określony zakres obowiązków wymagających wsparcia naszego zespołu.
Dlaczego warto zlecić kadry i płace Vamik?
Outsourcing nie powinien oznaczać wyłącznie przekazania dokumentów do zewnętrznej firmy. Kluczowe znaczenie mają terminowość, ciągłość obsługi, bezpieczeństwo dokumentacji i możliwość szybkiego kontaktu ze specjalistą.
Kompleksowa obsługa w jednym miejscu
Łączymy obsługę kadrowo-płacową z usługami księgowymi. Dzięki temu informacje dotyczące zatrudnienia, wynagrodzeń i rozliczeń mogą być sprawnie wykorzystywane w bieżącej obsłudze przedsiębiorstwa.
Specjalizacja w obsłudze spółek z o.o.
Obsługujemy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w tym spółki jednoosobowe. Pozwala nam to spojrzeć na kadry i płace nie jako na odizolowany proces, ale jako element całego systemu rozliczeń firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów – Enova365
Klienci mogą korzystać z nowoczesnego systemu Enova365, który usprawnia przekazywanie dokumentów i dostęp do danych. Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentacji możemy sprawnie współpracować również z firmami spoza Warszawy.
Ciągłość obsługi
Powierzenie kadr i płac zewnętrznemu zespołowi ogranicza problemy związane z urlopem, chorobą lub odejściem pracownika odpowiedzialnego za kadry wewnątrz firmy. Obsługa nie jest uzależniona od jednej osoby.
Aktualna wiedza i kontrola terminów
Przepisy prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i rozliczeń pracowniczych regularnie się zmieniają. Nasz zespół monitoruje obowiązki i terminy związane z prowadzoną obsługą, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi samodzielnie śledzić każdego obowiązku administracyjnego.
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?
Przejęcie obsługi kadrowo-płacowej może zostać przeprowadzone również w trakcie roku. Organizujemy proces tak, aby zachować ciągłość rozliczeń i ograniczyć zaangażowanie przedsiębiorcy do niezbędnego minimum.
1. Rozmowa i analiza potrzeb
Poznajemy strukturę zatrudnienia, rodzaje stosowanych umów, obecny sposób prowadzenia dokumentacji oraz zakres procesów, które mają zostać przekazane Vamik.
2. Indywidualna wycena
Na podstawie liczby pracowników, rodzaju umów i oczekiwanego zakresu obsługi przygotowujemy bezpłatną i niezobowiązującą ofertę.
3. Przejęcie i weryfikacja dokumentacji
Ustalamy sposób przekazania danych i dokumentów. W przypadku zmiany dotychczasowego biura pomagamy uporządkować proces przejęcia dokumentacji i zachować ciągłość obsługi.
4. Uruchomienie bieżącej obsługi
Przejmujemy uzgodnione obowiązki kadrowe i płacowe, terminy oraz przygotowywanie dokumentacji.
5. Stały kontakt i obsługa online
W trakcie współpracy zapewniamy bieżący kontakt z naszym zespołem. Elektroniczny obieg dokumentów i Enova365 umożliwiają sprawną obsługę niezależnie od lokalizacji przedsiębiorstwa.
Chcesz przekazać nam kadry i płace?
Sprawdzimy zakres potrzeb Twojej firmy i przygotujemy indywidualną wycenę.
Outsourcing kadr i płac Warszawa – obsługujemy również firmy z całej Polski
Biuro Vamik znajduje się w Warszawie, dzięki czemu przedsiębiorcy z Warszawy i okolic mogą korzystać również z bezpośredniego kontaktu z naszym zespołem. Nie ograniczamy jednak obsługi do lokalnego rynku.
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów i systemowi Enova365 prowadzimy outsourcing kadr i płac dla firm z całej Polski. Dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie, a bieżące procesy realizowane zdalnie.
Firma z Krakowa, Poznania, Gdańska czy Wrocławia może więc korzystać z tego samego zakresu obsługi co przedsiębiorstwo z Warszawy – bez konieczności regularnych wizyt w naszym biurze.
Ile kosztuje outsourcing kadr i płac?
Nie stosujemy jednej ceny dla wszystkich przedsiębiorstw, ponieważ zakres pracy może znacząco różnić się w zależności od struktury zatrudnienia.
Na koszt obsługi wpływają przede wszystkim:
- liczba zatrudnionych pracowników i współpracowników,
- rodzaje zawartych umów,
- zakres prowadzonej dokumentacji,
- liczba procesów kadrowych realizowanych w miesiącu,
- zakres raportowania i dodatkowych obowiązków.
Każdą firmę wyceniamy indywidualnie, dzięki czemu przedsiębiorca płaci za zakres obsługi odpowiadający jego rzeczywistym potrzebom.
Przygotowanie wyceny jest bezpłatne i nie zobowiązuje do rozpoczęcia współpracy.
Zmiana biura kadrowo-płacowego w trakcie roku
Nie trzeba czekać do stycznia, aby zmienić firmę prowadzącą kadry i płace. Obsługę można przejąć również w trakcie roku.
Pomagamy ustalić zakres dokumentacji, która powinna zostać przekazana przez dotychczasowego operatora, weryfikujemy otrzymane dane i organizujemy rozpoczęcie bieżącej obsługi tak, aby zachować ciągłość procesów.
Zmiana może być szczególnie uzasadniona, gdy obecna obsługa jest nieterminowa, kontakt z biurem jest utrudniony, firma szybko się rozwija albo dotychczasowy sposób przekazywania dokumentów przestał odpowiadać potrzebom przedsiębiorstwa.
Najczęściej zadawane pytania – outsourcing kadr i płac
Ile kosztuje outsourcing kadr i płac?
Koszt ustalany jest indywidualnie. Zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych osób, rodzajów umów i zakresu powierzonych nam obowiązków. Przygotowanie wyceny jest bezpłatne i niezobowiązujące.
Czy można przejąć obsługę kadrowo-płacową w trakcie roku?
Tak. Nie trzeba czekać do końca roku. Pomagamy w przejęciu dokumentacji od dotychczasowego biura lub osoby prowadzącej kadry i dbamy o zachowanie ciągłości rozliczeń.
Czy obsługujecie firmy spoza Warszawy?
Tak. Obsługujemy przedsiębiorców z całej Polski. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów i Enova365 większość współpracy może odbywać się całkowicie zdalnie.
Czy dokumenty można przekazywać online?
Tak. Wykorzystujemy system Enova365 oraz elektroniczny obieg dokumentów, dzięki czemu dane i dokumentacja mogą być przekazywane bez konieczności osobistej wizyty w biurze.
Czy obsługujecie spółki z o.o.?
Tak. Specjalizujemy się w obsłudze spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, w tym również jednoosobowych spółek z o.o. Możemy połączyć obsługę kadrowo-płacową z prowadzeniem pełnej księgowości spółki.
Kto odpowiada za dokumentację pracowniczą?
Pracodawca pozostaje podmiotem odpowiedzialnym za obowiązki wynikające z zatrudnienia pracowników. W ramach uzgodnionego zakresu outsourcingu Vamik prowadzi i aktualizuje dokumentację, przygotowuje wymagane dokumenty oraz realizuje procesy kadrowo-płacowe w imieniu klienta. Jasny podział obowiązków określamy przy rozpoczęciu współpracy.
Czy outsourcing obejmuje naliczanie wynagrodzeń i ZUS?
Tak. Zakres obsługi może obejmować naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie list płac, przygotowywanie deklaracji i raportów ZUS, zgłoszenia i wyrejestrowania oraz inne uzgodnione obowiązki związane z rozliczaniem zatrudnienia.
Czy Vamik może prowadzić jednocześnie księgowość oraz kadry i płace?
Tak. Możemy połączyć oba zakresy usług. Jest to szczególnie wygodne dla spółek z o.o., ponieważ księgowość oraz informacje dotyczące wynagrodzeń i zatrudnienia są obsługiwane w ramach jednej organizacji.
Powierz kadry i płace specjalistom Vamik
Profesjonalny outsourcing kadrowo-płacowy pozwala ograniczyć liczbę obowiązków administracyjnych po stronie firmy, zapewnić ciągłość obsługi i uporządkować procesy związane z zatrudnianiem pracowników.
Jeżeli szukasz obsługi kadr i płac w Warszawie albo partnera, który może prowadzić procesy kadrowo-płacowe zdalnie dla firmy działającej w dowolnym miejscu w Polsce, skontaktuj się z Vamik.
Opowiedz nam o swojej firmie, liczbie pracowników i obecnym sposobie prowadzenia kadr. Przygotujemy indywidualną, bezpłatną wycenę.
